Déjeuner de travail
Les bons réflexes

 

Comment se comporter lors d’un déjeuner de travail dont vous êtes l’instigateur ? L’étiquette française, très précise, apporte quelques règles de bienséance, toutefois, certaines diffèrent quand il s’agit de l’étiquette des affaires.
Rien de très compliqué. Bonnes manières, bon sens et savoir-vivre restent de mise.

Si les déjeuners d’affaires à la française – gastronomiques et qui s’étirent jusqu’en milieu d’après-midi – ont laissé place à des déjeuners de travail plus courts, ils restent des moments de convivialité qui permettent de renforcer les liens avec les clients et de discuter de projets ou de contrats dans un cadre moins formel qu’une salle de réunion.
Mais convivialité ne veut pas dire familiarité. Pour qu’ils se passent au mieux et que vous donniez la meilleure image de vous et donc de votre entreprise, quelques règles doivent être respectées. Qui inviter ? Dans quel restaurant ? Comment accueillir votre invité ? Que commander ? Quand aborder les sujets professionnels ? Autant de points à prévoir en amont pour que ces déjeuners remportent le succès escompté. Car au-delà d’un moment de convivialité, l’objectif est bien de tirer profit de cette rencontre d’une manière ou d’une autre. Mieux vaut donc éviter les impairs et démontrer au client qu’il a toute votre attention et votre respect. Pour cela, il faut préparer ce déjeuner, penser à son déroulement et être attentif à votre invité.

 

Préparer et anticiper

Inviter votre client
Selon l’objectif de ce déjeuner, il s’agira de bien choisir votre invité. Un décideur s’il s’agit de discuter d’un contrat ou de séduire un prospect. Un interlocuteur avec lequel vous avez déjà des relations si vous souhaitez obtenir quelques informations précieuses sur cette entreprise. Et dans ce dernier cas, le PDG n’est pas forcément la personne idoine. Convier un collaborateur du service financier ou une secrétaire de direction, toujours dans le secret des dieux, peut s’avérer être un choix plus pertinent.
Une fois votre invité choisi, invitez-le par téléphone ou par écrit, mais confirmez avec un mail. Vous pourrez ainsi lui rappeler les points que vous souhaitez aborder ensemble lors de ce déjeuner de travail, surtout s’il est question d’un futur contrat précis. Ainsi, il comprendra qu’il s’agit d’un déjeuner de travail et la discussion se fera plus aisément le jour J. N’hésitez pas à envoyer des informations à consulter auparavant, un déjeuner n’étant pas propice à la présentation de documents.
Pensez à rappeler la date et le lieu du déjeuner la semaine précédente, si votre invitation a été faite plus tôt. Et envoyez un mail de rappel courtois et un tantinet enjoué la veille, en rappelant l’ordre du jour. Ou mieux appelez-le vous-même pour lui montrer votre intérêt. À ce stade, ne confiez pas cette tâche à votre secrétaire. Vous ferez preuve de plus de délicatesse.
Ce jour-là, mieux vaut ne pas caler de réunion en fin de matinée qui pourrait se prolonger au risque d’arriver en retard, ni trop tôt en début d’après-midi. Si aujourd’hui les déjeuners de travail sont plus courts qu’autrefois, il serait de mauvais ton de précipiter la fin du repas et de donner l’impression à votre invité, qu’une fois les informations obtenues, vous avez mieux à faire.

Choisir le restaurant
L’assistant de votre invité sera un allié pour ce point. Afin de satisfaire votre invité et de ne pas le mettre dans une situation inconfortable, renseignez-vous sur ces préférences et ses goûts culinaires. Il serait indélicat de réserver un restaurant spécialisé dans la viande, quand bien même elle serait d’exception, si votre invité est végétarien, ou indien s’il n’aime pas ce type de cuisine.
Une fois ces informations prises, réservez votre table à l’avance afin de ne pas trouver salle comble, le jour J. Mieux vaut opter pour un restaurant que vous connaissez déjà, vous pourrez ainsi facilement réserver une table un peu en retrait, au calme, puisque vous allez parler business, et vous serez rassuré sur la qualité du service. Si vous ne pouvez pas opter pour un lieu que vous connaissez, essayez de faire un repérage. Quant au niveau du restaurant, l’équilibre est le meilleur allié, ni trop chic, ni trop cosy. Ainsi vous avez plus de chance que votre invité se sente à l’aise. De plus, un lieu trop chic et trop onéreux peut certes vous montrer sous un jour généreux, mais aussi dispendieux… Et un lieu trop simple donner l’impression soit que vous êtes pingre, soit que vous portez peu d’intérêt à votre invité.
Quant à son emplacement, l’idéal est qu’il ne soit pas trop loin du lieu de travail de votre invité afin de lui éviter de traverser toute la ville pour vous rejoindre.

 

Le jour J au restaurant

Votre arrivée
Bienséance oblige, l’hôte que vous êtes doit évidemment arriver en avance, autour de dix minutes, pour ne pas faire attendre votre convive, mais également pour vous assurer de l’emplacement de votre table et faire vos éventuelles requêtes au serveur, comme le prévenir que la personne qui va vous rejoindre est votre invité. Il le guidera à votre table avec plus finesse. Ce sera également le moment de lui demander de garder l’addition en caisse et de vous prévenir discrètement lorsqu’elle sera prête.
Installez-vous en gardant la meilleure place pour votre invité, à savoir la banquette quand elle existe ou celle avec la vue la plus agréable, sur la salle par exemple. Il serait indélicat de proposer une place face au mur à votre invité.
Installez-vous, mais attention, vous n’êtes pas à votre bureau, donc pas de téléphone posé sur la table quand votre invité arrive. Ni clés de voitures, ni sac si petit soit-il ou autres lunettes de soleil. Pour des questions de bienséance, mais également d’hygiène.

L’accueil de votre invité
À son arrivée, vous vous devez, bien sûr, de vous lever pour l’accueillir et lui indiquer la meilleure place que vous lui aurez réservée. Et ce, que vous soyez un homme ou une femme. Sur ce point, l’étiquette des affaires ne fait pas de distinction de genre. C’est la hiérarchie ou le rapport client qui prévaut. Les femmes se lèvent donc au même titre que les hommes.
Si le déjeuner réunit plusieurs personnes, l’invitant se charge des présentations. De manière générale, l’usage veut que les convives soient présentés à la personne la plus haute dans la hiérarchie. Toutefois, le client étant considéré comme la personne la plus importante, vous devez donc lui présenter votre directeur par exemple, et non pas l’inverse, quand bien même votre invité aurait un poste moins élevé.

Le choix des plats
Il est vrai que l’apéritif n’est plus très populaire lors des déjeuners de travail. Toutefois, vous pouvez en proposer un à votre invité, idéalement avant l’arrivée du serveur afin d’éviter toute hésitation ou gêne au moment de la commande. S’il décline, proposez-lui un verre de vin pour accompagner le repas. S’il refuse également cette proposition, abstenez-vous également.
Là encore, le genre ne primant pas, si vous êtes une femme et que vous invitez un client homme, c’est bien lui qui devrait commander en premier puisqu’il est l’invité. Cependant, les serveurs ont tendance à n’utiliser que l’étiquette sociale, ils auront donc tendance à prendre en premier lieu la commande de ces dames.
Si vous connaissez la table et que votre invité peine à faire son choix, guidez-le. Vous pouvez lui dire que tel ou tel plat vous a satisfait ou que tel autre est la spécialité du lieu. Vous pouvez également proposer le menu, en général plat-dessert ou entrée-plat, pour des contraintes de temps.
De votre côté, évitez les plats risqués, comme les spaghettis avec lesquels vous risquez d’éclabousser et votre personne et votre invité. Ou certains crustacés difficiles à décortiquer. Ou encore les plats à déguster avec les mains. En attendant que les plats arrivent, faites preuve de mesure et évitez de vider la corbeille de pain tout comme votre verre de vin.

Quand parler affaires ?
Puisque les déjeuners sont désormais plus courts, il ne s’agira pas d’attendre l’arrivée du dessert pour commencer à discuter affaires, au risque de n’avoir que trop peu de temps pour aborder les points voulus. Toutefois, il ne faudra pas entrer dans le vif du sujet dès l’arrivée de votre invité. Commencez par discuter de sujets légers, sociaux, comme la météo, la circulation, le restaurant avant de vous intéresser à votre interlocuteur. Il n’est pas indiscret de poser quelques questions sur son parcours professionnel, ce qui vous amènera naturellement à parler de son entreprise, puis du sujet de ce déjeuner.
L’objectif étant de développer de bonnes relations et de donner une bonne image, soyez attentif et à l’écoute. Pour éviter toute tension, les sujets qui risquent d’amener une polémique sont à proscrire comme la religion ou la politique.
Lorsque la discussion s’oriente sur le sujet professionnel attendu, n’oubliez pas que vous êtes au restaurant. Il serait mal venu de sortir des documents encombrants, de prendre des notes ou d’utilisation la calculatrice de votre téléphone. Les détails feront, en général, l’objet d’une réunion plus formelle. En effet, si le déjeuner peut permettre de discuter des grandes lignes d’un projet, la négociation finale se joue, quant à elle, dans un contexte plus professionnel.

Régler et prendre congé
L’élégance veut que vous ne régliez pas la note à votre table. Il vous suffira de vous lever et d’aller régler l’addition en toute discrétion. L’idéal est de demander au serveur, avant l’arrivée de votre client, de préparer la note dès que les cafés auront été servis et de lui expliquer que vous viendrez régler à la caisse. Ou mieux encore, si vous connaissez bien le restaurant, vous pouvez demander à ce que la facture soit envoyée à votre bureau. Quoi qu’il en soit, évitez que la note ne soit apportée à table. Si ce devait être le cas, remettez votre carte bancaire au serveur et ne vérifiez pas à outrance la note.
Pour signifier élégamment à votre invité que le déjeuner touche à sa fin, remerciez-le d’avoir accepté votre invitation et de vous avoir accordé du temps. Levez-vous sans précipitation et saluez-le une fois dehors.
Si votre invité ne le fait pas, il est bienvenu d’envoyer un mail idéalement dans les 48 heures pour remercier votre hôte à nouveau. Il sera l’occasion de proposer un nouveau rendez-vous, sous la forme d’une réunion cette fois, pour avancer sur le projet, ou pour confirmer l’entretien qui aurait été prévu pendant le déjeuner.
Avec ces petites marques d’attention et de savoir-vivre, le décor est posé pour que votre déjeuner de travail se présente sous les meilleurs auspices. Quant à la partie professionnelle, elle vous appartient…